Annak dacára, hogy az utóbbi évek során egyre több dolog intézése került át az online térbe, a pandémia berobbanása még mindig tudott meglepetést okozni ezen a téren. Tovább fokozódott az online térnyerés, bár sokaknak erről csak az otthoni munkavégzés jut elsősorban eszébe. Az oktatás, a kultúra vagy az internetes webáruházak tevékenységének felpörgetése is gyakran emlegetett jelenség, ami összefüggésbe kerül a világjárvánnyal. Valójában alig akad valami, ami ma már nem intézhető el online is.
Míg néhány éve technikai hiányosságok jellemezték az online kommunikációt, ma már mindez megoldottnak tűnik. Számtalan olyan ingyenes, kiválóan működő, bárhonnan elérhető applikáció létezik, amelyek pillanatok alatt beüzemeltethetőek. Ezek egyszerű, az átlagemberek által is könnyen kezelhető felületet biztosítanak a kommunikációra. Ezen eszközöknek hála nem kellenek milliós értékű vállalati szoftverek, hiszen a magánemberek számára is elérhető már minden funkció.
Nincsenek határok, ami az online kommunikációt illeti. Nem kell sem földrajzi, sem időbeli, de technikai korlátoktól sem tartani. Még a legextravagánsabb, első pillanatra vakmerő elképzelésnek tűnő ötletek is megvalósíthatóak az online térben, mint amilyen mondjuk egy konferencia, vagy egy szakkiállítás.
Az online és a hagyományos események közti különbség
Annak ellenére, hogy az online tér már nem ismer lehetetlent és szinte bármi elintézhető a világhálónak köszönhetően, tudatosítani kell, hogy egészen más előkészületeket és szempontokat kell mérlegelni a szervezés során. Óriási jelentősége van a technikai részleteknek – például a tökéletes hang- vagy képminőség biztosításának. Ugyanakkor a figyelem megragadása és megtartása vagy a hallgatóság bevonásának is hangsúlyt kell adni. Komoly erőfeszítéseket kell tenni a szervezőknek a személyes kontaktus hiányának pótlására is.
Online konferenciaszervezés? Lehetséges!
Számtalan konferencia hatalmas jelentőséggel bír, hiszen hiánypótló szerepe van főként tudásmegosztás, kapcsolatépítés tekintetében, de a lehetőségek tárháza határtalan. A tudományos világban bevett szokás, hogy az ilyen eseményeken van lehetőség eszmét cserélni, bemutatkozni, új kapcsolatokat szerezni. A pandémia időszakában is felmerült az igény, hogy a több éve, évtizede megvalósuló események ne maradjanak el, hiszen ma már mindez gond nélkül kivitelezhető.
Gondolhatunk itt akár olyan nagy volumenű dologra is, mint a Golden Globe vagy Oscar gála megszervezése.
Szakértelemre és tapasztalatra azonban az online konferenciaszervezés során is szükség van, sőt.
A konferenciaszervezés alfája és omegája dióhéjban
Noha az online események megvalósítása sokkal egyszerűbbnek tűnik, egyáltalán nem érdemes félvállról venni. Aprólékos tervezést igényel, hiszen számos előnye ellenére kőkemény kihívás egy profi online esemény összehozása. Rengeteg energiát kell fektetni a közönség szórakoztatásába, hiszen ha nem elég lebilincselő a program, egy kattintás csupán, és már odébb is állnak a résztvevők.
Az első lépés a koncepcióalkotás, a tervezés. A technikai eszközök, tehát a konkrét platform kiválasztása kulcskérdés. Ebbe a képminőség, a hangminőség, a lehetséges résztvevői létszám figyelembevétele, a grafikai elemek, a zenei aláfestés, a felvezető videók és egyéb kiegészítő, vizuális lehetőségek bevethetősége beletartozik. Az előre felvett effektek és videók, hang- és képi anyagok előkészülete nélkülözhetetlen. Szükség lesz főpróbára, esetleges és folyamatos hibaelhárításra, amely akár élesben is felmerülhet. Az esemény után érdemes kielemezni a tanulságokat.
A tévhitek ellenére az online konferenciaszervezés nem csupán abból áll, hogy kiküldünk egy meghívót, majd egy ingyenes szoftver segítségével könnyedén összehozzuk a megálmodott eseményt. Noha a technikai háttér nem lebecsülendő, és már az is nagyszerű dolog, hogy ez adott, a lényeg ez esetben is a résztvevők elkápráztatása, az élmény nyújtása. Éppen ezért roppant fontos figyelmet fektetni a nézők és a hallgatóság szórakoztatására, hogy egy hasznos, emlékezetes emlék kerekedjen az eseményből.
Mikor érdemes profi csapatra bízni a konferenciaszervezést?
Kisebb létszámnál és rövidre tervezett programnál még megérheti egyedül szervezni, külső szakértői stáb nélkül. Ilyenkor rendszerint a tények közlése az elsődleges cél, és egyfajta előadásként képzelhető el, amely általában nem több, mint egy óra, és nem csatlakoznak túl sokan. Amint azonban nagyobb elvárások vannak, mint például a közönséggel kialakított interakció, a nézők bevonása és show-szerű szórakoztatása, mindenképpen ajánlatos egy profi csapat.
Nem csupán a technikai problémák megoldása jelent gyakran problémákat, de a képi és hangi előkészületek, a forgatókönyv lépésről-lépésre való megtervezése és zökkenőmentes kivitelezése is. Amennyiben a cél nem csak az esemény megvalósulása, de élményszerűvé alakítása, az előkészületek jócskán túlmutatnak a lelkes kollégák igyekezetével megszervezhető programon.
Mindent összevetve elmondható, hogy a pandémia új helyzet elé állította a világot. Olyan megoldások valósulnak meg, amelyeket a vírushelyzet előtt elutasított a társadalom, ma már azonban lehetőségként és pozitív kihívásként tekintünk ezekre a dolgokra.
Az online konferenciaszervezés például túlságosan bonyolultnak tűnt volna pár éve, ma már azonban a megfelelő odafigyeléssel, tervezéssel és szakmai igényességgel maradandó élmény hozható létre. Ez is egy kiváló módja, hogy közelebb kerüljünk egymáshoz, a vásárlókhoz, érdeklődőkhöz, és emlékeket gyűjtsünk egy adott témához kötődve.
