Elpazarolt munkaidő - Blokkoló órák

  • Kempf Zita
  • 2010. október 7.

Lélek

Sokunknak ismerős: 24 óra is kevés, hogy minden dolgunkat elvégezzük. Hol idegesen kapkodunk, hol pedig az előttünk álló munkamennyiség, a határidő bénít meg. Nincs időnk kikapcsolódni, máskor viszont értékes órák folynak el látszattevékenységekkel. Hogyan uralhatnánk jobban az időt?
Sokunknak ismerős: 24 óra is kevés, hogy minden dolgunkat elvégezzük. Hol idegesen kapkodunk, hol pedig az előttünk álló munkamennyiség, a határidő bénít meg. Nincs időnk kikapcsolódni, máskor viszont értékes órák folynak el látszattevékenységekkel. Hogyan uralhatnánk jobban az időt?

Noha a technikai fejlődésnek köszönhetően a számítógép, a mobiltelefon és társaik - elvileg - időt spórolnak, sokszor épp ezek az eszközök "telepednek rá" a mindennapjainkra. Mobilon hét végén is hívhat a főnök, a munkánkkal kapcsolatos netes információ megszerzése órákig tartó "barangolásba" fulladhat. Hogyan lehetséges, hogy a monitor előtt azt hisszük, hogy "dolgozunk", s miután kikapcsoltuk a számítógépet, akkor döbbenünk rá, épp az aktuális feladatot nem végeztük el?

"Az élet gyorsul, ez nem falvédőszöveg, egy-egy napba egyre több mindent kell beletömni - mondja dr. Klein Sándor munkapszichológus, a Pécsi Tudományegyetem Emberi Erőforrás Fejlesztési Kar Munkapszichológia Tanszékének vezetője. - De nem csak mennyiségi változásról van szó; egyre többféle dolgot kell elvégeznünk, mintha folyamatos versenyben lennénk" - hangsúlyozza. "A modern kor túlterheli az embert, az egészséges egyensúlyon már rég túl vagyunk - ért egyet vele Sóvágó Ilona life coach, vagyis életvezetési tanácsadó. - Nagyon komolyak az elvárások. Minden szerepünkben százszázalékosan kellene teljesíteni, de ez megvalósíthatatlan."

Nehezen leírható az a szenvedés, amit akkor érzünk, ha egy komoly, időt és energiát igénylő vagy épp bonyolult és macerás munka áll előttünk, az idő pedig egyre fogy. Mindegy, hogy nyelvet kéne tanulni, szakdolgozatot írni, vizsgára készülni vagy bevakolni a házat, mind rendkívül utálatos dolognak tűnik ahhoz képest, hogy lehet helyette e-maileket nézegetni, tévét kapcsolgatni, beszélgetni, kávézni vagy heverészni.

Az efféle halogatás nem feltétlenül hanyagság, esetenként épp az ellenkezője az igaz. "Tipikus halogatók például a maximalisták - mondja Sóvágó Ilona -, ők nagyon rákészülnek minden feladatra, mert úgy érzik, elsőre kell tökéleteset alkotniuk. Mások bizonytalanok abban, hogy képesek megfelelni a kihívásnak, ezért a lehető legkésőbb vágnak neki az adott dolognak." Ez mindjárt dupla hátrányt jelent: az elvesztegetett idő miatti idegeskedés tovább blokkolja a cselekvőképességet, végül a határidő árnyékában, feszültségben elvégzett munkánál a hibázás esélye megnő. "A halogatással az a baj, hogy újra és újra kudarcélményt élünk át, ahányszor csak rágondolunk, hogy valamit el kéne végezni" - mondja Pléh Csaba pszichológusprofesszor, a BME Kognitív Tudományi Tanszékének alapítója.

Vigyázat, mérnek!

Nehéz megmondani, hogy pontosan mennyit visznek el a halogató, "rákészülő" tevékenységek, noha valakit biztosan érdekel: a munkaadót. Ma már léteznek ún. valósmunkaidő-mérő szoftverek: a dolgozók számítógépére (beleegyezésükkel) telepített program azt figyeli, hogy az illető mikor és menynyit használja a számítógépet, milyen programokat futtat, milyen oldalakat néz meg, bár tartalmat, leírt szöveget nem rögzít. A fejlesztők szerint ez segít a munkák észszerű elosztásánál, de a lógósok kiszűrésében is.

A "KKTT munkaidőmérő rendszer" fejlesztői idéznek egy esetet, amely azt mutatja, hogy az emberek többnyire teljesen másképp látják egy munkanapjukat, mint ahogy az valójában eltelik. Példájukban a cég főnöke új munkát akart bevállalni, ám dolgozói tiltakoztak, mondván, így is tele vannak, folyamatosan dolgoznak. "Mivel a szomszédos szobában voltam, nem tudtam megmondani, hogy pontosan mennyi a 'szabad' idejük. Nem is érdekelt, mert a munkát addig jól és pontosan elvégezték. Azonban tisztában voltam azzal, hogy az eddigi tevékenység legfeljebb a munkaidejük 30 százalékát tölthette ki. Átköltöztem hozzájuk, hogy megtudjam, mi a helyzet. Amikor volt munka, dolgoztak. A többi időben az interneten böngésztek. De amikor a párjuk telefonált, minden esetben nagyon elfoglaltnak mutatták magukat. Ekkor jöttem rá, hogy ők tényleg azt hiszik, hogy egész nap dolgoznak."

Ki a főnök?

"Kívülről nehéz megmondani, ki mennyire tölti idejét hasznosan egy cégnél - véli Sóvágó Ilona. - Divatos azt mondani: 'túlterhelnek, ezért csúszom el'. A panasz-stratégia jó önmarketing: többet hozhat az érvényesülésben, mint a valós teljesítmény, mivel a pótolhatatlanság látszatát kelti." Pléh Csaba azonban megvédi a "lazítókat": "Szellemi munkát nem lehet 6-7 óránál tovább minőségi szinten végezni. Információtartalom szempontjából hiába sokszínű a monitor, mégiscsak ugyanazt a felületet bámuljuk órákon át, miközben evolúciósan a terepen való mozgásra szelektálódtunk."

Nem csoda, hogy az időgazdálkodási tréning az egyik slágertermék a Develor tanácsadó cégnél. "Ha megkérdezzük a megrendelőt, mire volna szüksége a vállalatánál, ez a program szinte biztos, hogy az első három igény közt szerepel" - mondja Bánfai Zoltán szakmai igazgató.

Az adminisztráció, előkészítés, iktatás és hasonlók egy munkanap sok-sok óráját elvehetik, pedig a felmérések szerint a lefűzött dokumentumok 85 százalékába soha többé nem pillantunk bele. De nem csak az adatmásoló beosztottak, a saját életét is megkeserítheti egy "rosszul időzített" főnök. "Ha este nyolc óra van, és valaki azon kapja magát, hogy kint már besötétedett, és egyedül ül az irodában, az azt jelenti, hogy egészen biztosan rosszul csinál valamit, például maga akar mindent megoldani - mondja Bánfai. - Így fordulhat elő, hogy az a munkatárs, akinek a problémáján a főnök még bent gondolkodik, már rég teniszezik." Ha a főnököt minden problémával meg lehet keresni, akkor a kollégák egy idő után leszoknak arról, hogy maguk próbálkozzanak a megoldással. Így hát az időgazdálkodási szakirodalom egyik alaptétele: "Kell, hogy legyenek a naptárunkban mások számára elérhetetlen időpontok, amikor csakis az általunk legfontosabbnak ítélt feladatokkal foglalkozunk."

"Az idő egyre inkább az egyik legértékesebb dimenziója lesz minden üzleti tárgyalásnak. Éppen ezért a késés vagy az utolsó pillanatban megfogalmazott elvárás komoly tiszteletlenség a másik féllel szemben - szögezi le Bánfai Zoltán. Hiába tervezünk pontosan, ha mások folyton kiszámíthatatlan helyzetbe kényszerítenek. Vagyis a környezetet is szükséges 'nevelni', a megzavarásokat pedig - felesleges telefonok, e-mailek, bekukkantó, csevegő kollégák, teljesíthetetlen határidők - tudni kell kezelni."

Néha valóban úgy tűnik, csak mi vagyunk időszűkében, körülöttünk mindenki túlságosan ráér. A számítógép-használat kezdetén például komoly kihívást jelentett a spamáradat, ma hasonló mértékű problémát okoznak a körlevelek. "A magunk teremtette technológiák olyan új helyzeteket hoznak létre, amelyekben saját időgazdálkodási elveket kell alkotnunk - mondja Pléh Csaba. - Én például azt a szabályt hoztam, hogy két óránál sűrűbben nem nézem meg az e-mailjeimet. Nem vagyok hajlandó a szomszédos szobában lévőkkel levelezni, átmegyek, és megbeszéljük. A kommunikációs technológiák sokat segítettek idő és tér legyőzésében, de nem szabad használni őket azokkal, akik közvetlenül is hozzáférhetők."

Nincsenek szabályok

"Olvasás előtt nézzük át a főcímeket, tanuljuk meg felgyorsítani olvasásunkat. Egyféle hírműsort kísérjünk figyelemmel, a reklámok sugárzása alatt olvassunk." Az időmenedzsmentkönyvek a holtidő minimalizálásában hisznek. Ha rájuk hallgatunk, napunk egy gazdaságos futószalaghoz lesz hasonlatos. A legkisebb részletekig kidolgozott technikákat közölnek - hova tegyük a hajkefét a fürdőszobában, milyen messze a következő fázist jelentő hajsütővastól, vagy hogyan kapcsoljunk össze több tevékenységet. (Például borotválkozás az autóban, telefonálás a vécén és hasonlók.)

Az üzleti coaching egyik meghatározó témája az időgazdálkodás, sőt, vannak, akik egyenesen "időgazdálkodási szakértőnek" tartják magukat. Az ún. shadowing coach odaül a megrendelő mellé, és egész napját leköveti azt figyelve, az illető hol veszít értékes energiát. A life coach teljes egészében szemléli életvezetésünket, hangsúlyozottan megoldás- és cselekvésorientált. Sóvágó Ilona hetente négy-öt embernek igyekszik "rendbe tenni az életét" egyórás beszélgetések során. Főként 30-as, 40-es budapesti vállalkozó nők avatják a bizalmukba, cél- és feladatmeghatározással, határidők, akadályok, segítők felmérésével kezdődik a közös munka. "Ha valaki folyton kifut az időből, átnézzük a napirendjét, és igyekszünk lefülelni az időrabló tevékenységeket. Sokan vannak, akiket bénít az egyszerre rázúduló sok feladat, mások hajlamosak elveszni a részletekben, vagy eleve roszszul mérik fel a feladatmennyiséget, és nem számítják ki reálisan az elvégzéséhez szükséges időt."

A technika ezúttal segíthet: különféle elektronikus naptárak, okostelefonra tölthető programok, szoftverek "fejben tartják" a betáplált feladatainkat, faágszerű elágazásokkal szortírozhatjuk, mivel kívánunk rögtön foglalkozni, mit teszünk félre, mint látunk el határidővel és így tovább. "Az ilyesmi hasznos lehet, de csak akkor, ha tudatosan és következetesen használjuk, nap mint nap karbantartjuk a feladatlistát, és nem hagyjuk felülírni ad hoc kedvtelésekkel" - mondja Bánfai Zoltán.

Abban minden szakértő egyetért, hogy egy feladatlista önmagában kevés: az elvégzendőket osztályozni és rangsorolni kell. "Priorizálás" - hangzik a bűvös szó, vagyis a legfontosabb tudni, hogy mi a fontos, és főként a többi dolgunkhoz képest mennyire. A feladatok 20 százaléka határozza meg ugyanis az eredményességünk 80 százalékát. Mint a matekdolgozatnál: hiába oldunk meg öt kétpontos példát, ha a húszpontosnak neki sem kezdünk. Az első lépés eldönteni, mi az, amivel valóban kell foglalkoznunk, és mi az, ami csak az időt rabolja - utóbbiaktól azonnal meg kell szabadulni. A maradékot fel kell osztanunk "sürgős, fontos", "sürgős, de nem fontos", "fontos, de nem sürgős" feladatokra, majd a kategóriákon belül is rangsorolnunk kell (ehhez általában számozást vagy színeket javasolnak). Meglepő módon nem a sürgősekkel kell kezdenünk, hanem a fontosakkal, és persze nem az összes könnyűvel, hanem néhány könnyű ujjgyakorlat után a legnehezebbekkel, jutalomképpen időnként egy-egy könnyűvel megszakítva.

A rendszer felállítása önmagában elég időigényesnek tűnik, ám - mint a tanácsadók bizonygatják - a tudatosság megtérül.

Pléh Csaba szerint a kognitív pszichológia legérdekesebb kérdése jelenleg az, milyen kapcsolat van az explicit tudásrendszerek (például az évszámok ismerete) és az implicit készségrendszerek (például a biciklizés) között. Az ember az egyetlen faj, amely mindkettővel bír, sőt összekapcsolni is képes őket. Egy műtőorvos ügyesen vág, és el tudja magyarázni, miért teszi. De vajon az időgazdálkodás melyik csoportba tartozik? "A kézikönyvek explicitté akarják tenni az ezzel kapcsolatos tudásanyagot, de számomra kétséges, hogy ebben lehet-e, kell-e algoritmizálni - mondja Pléh Csaba. - Inkább azt kellene erősíteni, hogy az idővel való bánásmód készségszintűvé váljon. Gondolkodjunk el rajta, hogy életmódunk alakításában kipipálandó szabályokra van-e szükségünk vagy inkább működő rendszerekre!"

Pléh Csaba szerint tévhit az a közkeletű gondolat, hogy most még küzdünk, de majd lesz egy pillanat, amitől fogva már csak élvezzük a gyümölcsét. "Ha most nem tesszük, sosem fogjuk" - mondja. Sokan évtizedekig hajtják a mókuskereket másod-, harmadállásokkal, hét végi bedolgozással. De ahogy haladnak előre a korban, ráébrednek: az idejük értékesebb annál a pénznél, amit a stresszel, túlmunkával megszolgálnak. Ennek fényében már valóban érdemes azt a keveset gazdaságosabban beosztani.

Neked ajánljuk